¿Chatbots para tu organización? ¿Para qué son y cómo pueden ser de utilidad en Recursos Humanos?

De acuerdo con encuestas recientes, “en 5 años hasta el 85% de las interacciones dentro de las organizaciones se llevarán a cabo a través de robots”, mientras que el “87% de los CEO estarán buscando expandir el uso de la inteligencia artificial en sus operaciones usando bots”. Es decir que la mayoría de las actividades que actualmente llevas acabo en tu día a día, se volverán automatizadas, sorprendente ¿no?

Para algunos, esto puede ser algo sumamente aterrador, sin embargo, estas tecnologías serán de gran ayuda para muchas áreas de tu organización.  Por ello la importancia de conocerlas, entender para qué sirven y cómo facilitarán tus procesos.

Diferencias entre un bot y un chatbot

Entonces, comencemos por saber ¿qué es un bot? Un bot es cualquier tipo de software que lleva a cabo una tarea automatizada, ¿y qué es un chatbot? este es un software que te permite tener una conversación con un ser humano

Particularmente, los chatbots se han probado en los últimos años y han resultado muy útiles para las organizaciones.

¿Cómo ayuda a mi organización tener un chatbot?

El uso de chatbots implica un ahorro a las empresas de 8 billones de dólares para el año de 2022, ya que permite ahorrar tiempo en la realización de tareas administrativas repetitivas. Por ejemplo, pueden ser integrados al correo electrónico, en la mensajería de texto y en las interacciones que se llevan a cabo dentro de tu sitio web como en el centro de preguntas frecuentes, landing pages, etc.

En el área comercial también es sin duda una de las mejores herramientas para automatizar y minimizar tiempos de respuesta a prospectos, así como agilizar el flujo de envío de información.

Pero, ¿de qué manera puede implementarse en el área de Recursos Humanos?

Existen aún reservas respecto a su uso en dicha área, pues ésta es tradicional y completamente “humana”, sin embargo, los chatbots han demostrado ser útiles para las siguientes funciones:

1. Reclutamiento. Para procesos a gran escala, los chatbots pueden apoyar a monitorear el proceso, obteniendo información respecto a su experiencia laboral o formación académica, contestar sus dudas frecuentes o inclusive concretar una entrevista con un reclutador. La ventaja de los chatbots es que pueden realizar estas tareas simultáneamente, con un número ilimitado de candidatos a la vez.
2. Responder preguntas comunes sobre políticas de la organización y procedimientos administrativos.
3. Recabar retroalimentación de la experiencia de los candidatos durante procesos de selección y reclutamiento. Según estudios, “hasta un 74% de los candidatos llegan abandonar el proceso de selección”, lo cual puede representar un problema para cubrir ciertas posiciones clave en las organizaciones. Los chatbots permiten recabar información inmediata respecto a aquellos aspectos a mejorar en las diferentes etapas del proceso, conocer las razones por las que los candidatos desisten del proceso.

1. Proceso de onboarding. Con los chatbots, este proceso se automatiza y personaliza, pues tienen la capacidad de interactuar con los colaboradores en todo momento e integrarse con distintos tipos de software, es posible mezclar diferentes herramientas de inteligencia artificial.
2. Entrenamiento y capacitación. Utilizar estas nuevas tecnologías en estos procesos es altamente eficiente, debido a que en lugar de que estos vean pasivamente un video o una presentación Power Point se logra involucrar una participación más interactiva con los colaboradores.
3. Proveer información de contratación. Los colaboradores evitarán invertir grandes cantidades de tiempo tratando de identificar los aspectos relevantes de la información y completando la información requerida.
4. Autoevaluación anual. Los chatbots posibilitan la retroalimentación instantánea, así como la obtención de datos de desempeño de manera altamente efectiva.
5. Transmitir la cultura organizacional a candidatos. A través de ellos se puede proyectar una imagen innovadora e interactiva, es así que pueden ser programados para transmitir los valores organizacionales, así como asegurar la consistencia en los mensajes e imagen proyectada.
6. Herramientas internas para colaboradores que ya son parte de la organización. Utilizarlo como una herramienta interna, ahorrará tiempo en la revisión de correo electrónico, programación de actividades, reuniones, vacaciones o para hacer llegar avisos de ausencias por enfermedad o imprevistos.

Ahora que ya sabes en qué procesos puedes hacer uso de estas nuevas tecnologías, es importante que conozcas y tomes en cuenta los siguientes aspectos al momento de incorporarlas al área.

¿Cómo incorporar un chatbot en mi organización?

1. Seguridad de la información. La organización deberá asegurarse de que la información sensible que se maneja a través de los chatbots esté completamente resguardada y encriptada.
2. Lineamientos legales. Los chatbots deberán estar programados para proporcionar y solicitar únicamente la información legalmente permitida o contar con una programación adecuada para lidiar con solicitudes de información más complejas.
3. Extensibilidad del chatbot. Dado que las funciones del área de recursos humanos se modifican y enriquecen a lo largo del tiempo, el chatbot implementado debe tener la posibilidad de evolucionar e incorporar nuevas habilidades y capacidades.
4. Almacenamiento de la información. Debe asegurarse el registro y preservación de toda la información transmitida y recibida por el chatbot, para análisis posterior por parte del área de RH o en caso de requerirse una auditoría.

Si tu organización busca estar a la vanguardia e incorporar los últimos avances tecnológicos, es sumamente importante que tengan apertura al uso y aprovechamiento de la inteligencia artificial, dejando de lado los temores y suspicacias, para dar paso a una nueva era en el área de Recursos Humanos.

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