Las reuniones de trabajo son indispensables para la correcta organización y planeación de las actividades de una empresa. Así mismo, son momentos oportunos para comunicar noticias a grupos específicos o entregar resultados más detallados acerca de un proyecto.
Fuera de esas razones, en ocasiones consideramos que es buena idea reunir al equipo de trabajo para una junta, pero bien podríamos resolver de manera más efectiva los puntos a tratar a través de un correo electrónico, una llamada, o hasta una lista de tareas.
¿Cuándo es oportuno y útil convocar a una reunión?
Convoca a una junta si…
- Tienes una lista de puntos a tratar con entre 5 y 10 ítems.
- Las decisiones tomadas en la reunión decantarán en actividades inmediatas.
- Tienes el material preparado para presentar lo necesario.
- No hay nada pendiente que se tenga que resolver para poder tener la reunión.
- Sabes perfectamente qué papel juega cada persona en la reunión.
- No puedes resolverlo en un correo grupal.
- Tienes al menos medio día de anticipación para avisarle a tu equipo (a menos de que sea una emergencia).
- Sabes que durará un tiempo razonable, no se extenderá y te permitirá seguir trabajando durante el día.
- Es una hora pertinente (no justo antes de salir, no al entrar).
- Tienes el espacio disponible.
- Tienes la tecnología necesaria y lista para la junta.
- Todo el equipo está disponible.
No convoques a una junta si…
- Tu lista de temas tiene menos de 5 puntos a resolver.
- Aún no determinas el equipo de trabajo que debe participar o no has definido el papel que cada uno tendrá en la reunión.
- No están claros los objetivos de la reunión.
- Puedes mandar un correo electrónico, en vez de reunirte físicamente.
- Solamente quieres plantear ideas.
- No tienes al menos un par de horas para avisarle a tu equipo (a menos de que sea una emergencia).
- Tienes más trabajo que tiempo ese día.
- Las personas necesarias no se encuentran disponibles.
- No tienes el espacio o la tecnología necesaria.
- Ya pasó la hora de salida.
Tener reuniones efectivas puede cambiar el rendimiento de tu día completamente. Aprovecha esta lista y utilízala cada que tengas una reunión convocada por ti o por alguien más. Verás cómo las cosas se resuelven y funcionan mucho mejor.
